Teoretycznie żaden przepis bezpośrednio nie nakazuje zakładania odrębnych rachunków bankowych dla działalności. Przedsiębiorca może korzystać z konta prywatnego. Jednak jest kilka kwestii, które sprawią, że najprawdopodobniej założysz rachunek firmowy.
Kto potrzebuje rachunku firmowego
Pierwsza z nich to zwrot podatku z Urzędu Skarbowego i co z tego wynika. Następuje on na konto podane w CEIDG. Jeśli zaś podamy tam konto prywatne to Urząd może je uznać za konto firmowe i w razie potrzeby skontrolować. W najlepszym wypadku pracownicy fiskusa dowiedzą się, gdzie robiliśmy prywatne zakupy... W trochę gorszej wersji mogą uznać prywatne przychody – np. sprzedaż niepotrzebnych przedmiotów – za przychód z działalności. Posiadanie osobnego konta firmowego wprowadza zbawczy porządek w tym zakresie. Od razu wiadomo, który przychód jest firmowy. Istnieje ponadto obowiązek korzystania z firmowego rachunku w obrocie między firmami, gdy wartość transakcji wynosi więcej niż 15 000 złotych. Nie zadziała przy tym podzielenie płatności na mniejsze transze. Z prawnego punktu widzenia istotna jest suma transakcji. Możliwe jest też, że bank zerwie umowę na konto osobiste, gdy będzie ono wykorzystywane w działalności. Chociaż w praktyce zdarza się to niezwykle rzadko, to umowy na konta osobiste zawierają zakaz wykorzystywania ich w ramach działalności gospodarczej.
Split payment i biała lista tylko z kontem bankowym dla firmy
Najsilniejszym argumentem za założeniem konta firmowego jest split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności. Nowe regulacje wymuszają na bankach prowadzenie subkont dla podatku VAT, ale tylko na rachunkach firmowych. Na koncie osobistym subkonta VAT nie znajdziesz. Co się stanie, gdy klient zapłaci nam z użyciem płatności podzielonej na konto osobiste, które nie posiada rachunku VAT? Otóż przelew zostanie zwrócony do nadawcy. Aby otrzymać przelew od klienta, który stosuje split payment, musisz posiadać rachunek firmowy.
Podobnie w przypadku tzw. białej listy podatników VAT. Trafiają na nią informacje o czynnych podatnikach VAT wraz z ich numerami kont bankowych (dane pobierane z CEIDG). Daje ona możliwość szybkiego sprawdzenia kontrahenta, czy jest płatnikiem oraz czy ktoś (np. podszywając się pod niego) nie podał złego numeru konta. Oczywiście trafiają na nią tylko rachunki firmowe. Bez niego nie trafisz na białą listę, a Twoja nieobecność może skutecznie zniechęcić kontrahentów do przelewania Ci pieniędzy.
Czy darmowe konto firmowe to mit?
Oferty rachunków bankowych dla małych firm z pozoru wygląda niezwykle barwnie. Po chwili jednak orientujemy się, że zawsze jest to oferta gorsza niż w przypadku kont osobistych. Nawet najlepsze konta firmowe nie są całkowicie bezkosztową usługą. Czasem się zdarza, że bezpłatne są niektóre aspekty, np. prowadzenie konta, wydanie karty płatniczej, ale płatne może być jej przedłużenie itd. Bywa też tak, że odpłatna staje się pewna czynność po wykorzystaniu darmowego limitu, np. 5 darmowych przelewów w miesiącu, a od każdego następnego opłata (mBank). To sprawia, że przed założeniem konta warto przestudiować dokument o nazwie Tabela opłat i prowizji. Z reklamy dowiemy się bowiem co jest za darmo, a z tego pliku, za co przyjdzie nam zapłacić. Na co zwrócić uwagę: prowadzenie konta, przelewy, subkonta, wydanie karty płatniczej, posiadanie/używanie karty płatniczej, wypłaty z bankomatów i/lub w oddziale, wpłata we wpłatomatach i/lub oddziale. Trochę poniżej znajdziesz porównanie kont firmowych, z którego dowiesz się jakie konto wybrać.
Dopasuj do swoich potrzeb
Nie każdy wpłaca do banku utarg w gotówce albo płaci firmową kartą. Wybierając konto bankowe dla firmy postaraj się je dopasować do swojej sytuacji. Na przykład: ja korzystam tylko z przelewów, więc zakładając konto odmówiłem założenia karty płatniczej (odpłatnej w moim banku). W ten sposób mam za darmo to, czego potrzebuję, a nie płacę za to, czego nie chcę.
Firmowe tam gdzie prywatne
Jednym z tricków, który warto sprawdzić jest możliwość założenia konta firmowego w tym samym banku, w którym posiadamy już konto osobiste. Najczęściej daje nam to udogodnienia, takie jak:
- darmowe i natychmiastowe przelewy między tymi kontami,
- jedno logowanie do obu kont.
Samemu jednak z tego pomysłu nie skorzystałem, bo oferta firmowa w moim banku była po prostu fatalna. Nie warto na siłę.
Jak założyć konto firmowe
Konto zakładamy dopiero, gdy rozpoczniesz działalność. Musimy też posiadać już NIP. Banki prześcigają się w ułatwianiu procesu podpisywania umowy. Oprócz tradycyjnej wizyty w oddziale, możemy konto założyć także przez Internet. Bank przysyła wówczas umowę kurierem. Niektóre banki umożliwiają "podpisanie umowy" za pomocą symbolicznego przelewu, np. 1 zł z innego własnego konta – to najwygodniejsze rozwiązanie.
Przy tej okazji zachęcam do zakładania konta poprzez tę stronę. Na końcu tego tekstu umieściłem aktualne porównanie najciekawszych ofert bankowych. Są to najkorzystniejsze konta bankowe dla małych firm, jakie obecnie są dostępne. Kliknięcie przycisku "Załóż konto" przenosi bezpośrednio na stronę banku. Jeśli podoba Ci się ta strona, to załóż konto korzystając z poniższych linków. Dzięki!
Po założeniu konta nie zapomnij zaktualizować swój wpis do CEIDG. Trzeba tam podać numer konta i wskazać nazwę banku.
Uważaj na usługi dodatkowe
Aby uatrakcyjnić ofertę dla przedsiębiorców banki rozbudowują ją o wiele usług dodatkowych. Niektóre są typowo finansowe, np. łatwa i atrakcyjna ścieżka kredytowa czy krótkie, wygodne lokaty. Inne zaś są mniej typowe: jeden bank proponuje wirtualne biura w dużych miastach, w innym możemy zamawiać wizytę mobilnego wpłatomatu. Jeśli z tymi usługami jest Ci po drodze, to korzystaj. Zwróć jednak bardzo dokładnie uwagę na koszty, jakie się z nimi wiążą. Przykładowo jeden z banków proponuje księgowość internetową, której podstawowa cena (po zakończeniu okresu promocyjnego) wynosi 200 zł miesięcznie, czyli 10 razy więcej, niż taka sama usługa np. w Firmino.
Bank zawsze można zmienić
Twój bank zmienia zasady? Ty zmień bank! Oferta produktowa tych instytucji żyje pewnym cyklem. Najpierw proponują wspaniałe warunki. Gdy już zdobywają większą grupę nowych klientów, wprowadzają pewne opłaty lub warunkują nieodpłatności. Dalsze korzystanie z takiego konta może Cię trochę kosztować. Gdy już zdecydujesz się na zmianę pamiętaj koniecznie poinformować o tym swoich kontrahentów. Warto zaznaczać ten fakt w korespondencji oraz na samej fakturze – można dopisać "Uwaga. Zmiana numeru konta.". Stare konto pozostaw jeszcze czynne przez dwa lub trzy miesiące, aby upewnić się, że wszyscy zastosowali się do zmiany.
Źródło: www.mala-firma.pl